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如何追踪员工费用?

阅读:

员工为公司发生的费用, 可报销这些费用。最常遇到的收据:

  • 汽车旅行, 根据距离按照每单位进行报销(英里或者公里),

  • 生活费, 根据小票进行报销,

  • 员工的报销包含员工为公司支付的如文具和书籍等。

配置

管理费用, 需要安装* [UNKNOWN NODE problematic]费用跟踪 * [UNKNOWN NODE problematic]应用程序模块。

还需要安装* 销售管理 [UNKNOWN NODE problematic]模块, 可用于将费用重新开票给客户.

应用程序安装后, 可以配置代表不同费用类型的产品。创建产品, 在* 费用 [UNKNOWN NODE problematic]应用程序中进入菜单:menuselection:[UNKNOWN NODE title_reference] .

一些示例产品可以是 :

  1. Travel (car)

    • 产品类型 :服务

    • 开票策略 :基于记工单开票

    • 费用开票原则 :根据销售价格

    • 销售价 : 0.32

    • 计量单位 :公里(Km) 或英里(mile) (需在菜单[销售模块]-->[配置]中勾选" 多个计量单位"

如何追踪员工费用?
  1. Hotel

    • 产品类型 :服务

    • 开票策略 :基于记工单开票

    • 费用开票原则 :基于成本

    • 计量单位 :个

在这些示例中,第一个产品是用于员工报销的, 基于汽车所行驶的公里数(如拜访客户):0.32€/公里。住宿费根据实际酒店发生费用报销.

确保所有这些产品的复选框* * Can be expensed* 已勾选, 并且发票政策设置为 [UNKNOWN NODE problematic]基于时间和材料 * [UNKNOWN NODE problematic]。这发票政策意味着,如果相关的费用用于客户项目/销售订单, Odoo 将再次开票给客户。

Odoo支持两种类型的费用 :

  • 雇员自己付款的费用

  • 用公司信用卡支付的费用

费用报销工作流程

登记新的费用

公司的每个员工可将费用登记在:menuselection:[UNKNOWN NODE title_reference]. 个人支出报销流程为:

  1. 员工登记自己的费用, 然后提交给自己的经理

  2. 经理通过或者拒绝费用

  3. 会计登录日记账分录

  4. 公司报销员工费用(员工就像一个供应商, 有应付款科目)

  5. 如果费用链接到分析帐户, 该公司可以重开发票给客户

每个费用, 员工至少应该登记 :

  • 描述 :应该包含票据/账单的号码参照

  • 一个产品 :费用类型

  • 价格(例如酒店)或数量 (例如报销自驾车里程数)

根据公司的政策,可能需要在费用上附加扫描件或照片。如果要这样,就在费用单底部留言并添加附件。

如何追踪员工费用?

如果费用是用于客户的项目,别忘了设置一个分析科目, 链接到相关客户项目或者销售订单(需要事先在会计设置中激活这个功能)。

费用全部填写后,员工必须单击按钮* 向经理提交 [UNKNOWN NODE problematic]。在一些公司,员工应在月底或是出差结束后统一提交。

在费用列表或是列表视图提交费用选项中, 员工可以批量提交费用。

由经理通过

每个费用的申请, 经理都会收到相应的待批准邮件(在员工表格中定义经理字段)。所有等待确认的单据, 经理可使用按钮* 批准 [UNKNOWN NODE problematic]。

经理能 :

  • 讨论费用索要更多的信息(例如, 单据复印件丢失);

  • 拒绝一个费用;

  • 通过一个费用。

由会计控制

然后,所有已由经理批准的费用将转到会计那里。当一个费用过账后, 相应的分录会自动创建并过账。

如果一批费用对应生成一个凭证, 可在列表视图中批量过账费用单据。

重开发票给客户

如果费用与销售订单的分析账户相关联,销售订单中有一行是这个费用。如这个费用未开票, 下次开票时可将这行开票给客户(这个项目相关的差旅费和住宿费).

开发票给顾客, 只需单击客户销售订单的发票按钮。(如果你给所有订单整批开票, 则会在周/月末自动完成)

员工报销

如果员工已支付了这个费用,公司应报销给员工。在这种情况下,在公司报销前, 员工将在应付账款账龄表中。

你只需要创建对雇员款项的支付。

杂项

未重开票给客户的费用

如果一些费用不可以重开发票给客户, 你有两个选项︰

  1. 是否开票取决于产品上的设置, 在产品上更改发票政策:

    • based on time and material: reinvoice the customer
    • based on sale orders: do not reinvoice the customer
  2. 如果有个别费用, 不需要重开票给客户,这个发票不需要设置相关分析科目。



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